Operational Excellence Power of Benchmarking

Operational Excellence (OpEx) is een begrip dat vaak wordt gebruikt, maar zelden scherp wordt toegepast. In blog 1/5 hebben we het fundament gelegd: prestaties zijn geen toeval en geen “hero work”, maar het resultaat van end-to-end beheersing van variabelen. In blog 2/5 hebben we OpEx gedefinieerd als een capability: het organisatievermogen om consistent waarde te leveren, tegen beheersbare kosten, met voorspelbare prestaties, terwijl je tegelijk kunt aanpassen aan veranderingen in markt, technologie en regelgeving.

In deze derde blog Operational Excellence Power of Benchmarking voegen we een hefboom toe die vaak onderschat wordt: benchmarking. Benchmarking is niet “een lijstje met rankings”. Het is een besturingsprincipe: het geeft betekenis aan KPI’s, maakt prestaties vergelijkbaar, en creëert focus in verbetering.

Wat benchmarking in OpEx werkelijk is

Benchmarking is het vergelijken van prestaties op een manier die leidt tot betere beslissingen. Dat klinkt simpel, maar er zit een harde voorwaarde achter: vergelijkbaarheid. Zonder eenduidige definities en dezelfde meetlogica is benchmarking een illusie. In Operational Excellence gebruik je benchmarking om drie dingen te bereiken.

1. Normaliseren: dezelfde KPI betekent overal hetzelfde (definitie, scope, meetmoment, bron).
2. Prioriteren: je ziet waar de grootste performance gap zit en welke gap het meest waarde oplevert om te sluiten.
3. Leren: je ontdekt welke praktijken (processen, besturing, systemen en gedrag) leiden tot top-prestaties en vertaalt dat naar jouw context.

Benchmarking is dus geen rapportage. Het is een methode om je verbeteragenda te sturen.

Wat benchmark je: niet alleen resultaat, maar het systeem

Veel organisaties benchmarken alleen uitkomsten (bijv. kosten per unit of OTIF). Dat is te laat en te smal. OpEx benchmarkt een systeem, minimaal op drie lagen.

1. Lagging indicators (resultaat: wat is er gebeurd?)

Dit zijn outcome-KPI’s. Ze zijn essentieel, maar ze vertellen je pas achteraf dat je al verloren hebt. Voorbeelden:

• • – OTIF / service level (afgelopen maand/kwartaal)
  • – scrap %, klachten, yield
  • – doorlooptijd close / aantal audit issues
  • – DSO/DPO, werkkapitaal, cash impact

2. Leading indicators (drivers: wat gaat er gebeuren als we niets doen?)

Dit zijn voorspellende KPI’s die sterk samenhangen met de outcome. Leading indicators geven je tijd om in te grijpen voordat de schade zichtbaar is in de lagging metrics. Voorbeelden:

• • – planning adherence / schedule attainment
  • – forecast bias en forecast accuracy
  • – first-time-right in kritieke stappen (facturen, picking, changeovers)
  • – master data quality, exception rate, backlog in afhandeling

3. Execution indicators (discipline: doen we wat nodig is?).

Dit zijn “control” en “adherence” KPI’s. Execution metrics beschermen het systeem tegen afglijden in variatie en workarounds. Voorbeelden:

• • – standaardwerk-adherence, training completion per rol
  • – control execution rate (bijv. 3-way match, reconciliaties op tijd)
  • – workflow compliance (goedkeuringen, autorisaties, bewijsvoering)

De essentie: lagging vertelt je of je de wedstrijd won; leading vertelt je of je de wedstrijd aan het winnen bent; execution vertelt je of je het spel überhaupt volgens plan speelt.

KPI’s als besturingssysteem (niet als dashboard)

OpEx vraagt om feedbackloops: meten → interpreteren → besluiten → uitvoeren → effect meten. KPI’s zijn de taal van die loop. Maar alleen als ze ontworpen zijn als sturingsmechanisme. Een KPI-set werkt pas echt als:

• definities vastliggen (één waarheid)
• eigenaarschap expliciet is (wie stuurt, wie verbetert, wie besluit)
• het ritme duidelijk is (dag/week/maand)
• een afwijking altijd leidt tot actie (root cause, maatregel, effectmeting)

Benchmarking versnelt dit, omdat het targets en bandbreedtes realistisch maakt. Je vervangt “gevoel” door referentie.

Voorbeelden van benchmarking in verschillende sectoren

Benchmarking werkt overal, maar de KPI’s verschillen per systeem.

Voorbeelden van benchmarking

Productie / maakindustrie	– OEE (lagging) + breakdown frequency, PM compliance (leading/execution) – scrap/yield (lagging) + process capability / first-pass yield (leading)
Logistiek / warehousing	– OTIF (lagging) + pick accuracy, backlog, cut-off adherence (leading) – cost per shipment (lagging) + exception rate, master data quality (leading)
Finance & control (R2R / P2P / O2C)	– close duration en audit findings (lagging) – % reconciliaties op tijd, % 3-way match, dispute cycle time (leading/execution)

Het patroon is steeds gelijk: outcome + drivers + discipline. Dat is OpEx-benchmarking.

Hoe je benchmarking praktisch invoert (zonder bureaucratie)

1. Interne benchmarks.
   • Start met een “minimum KPI set” (8–15 KPI’s)
   • Klein, hard, end-to-end representatief. Leg per KPI vast: definitie, bron, owner, ritme, target, beslisregels.
   • Maak interne benchmarks volwassen
   • Vergelijk teams/sites op basis van dezelfde definities. Interne spreiding is vaak je snelste bron van inzicht.
2. Voeg externe benchmarks selectief toe; gebruik externe benchmarks om ambitie te kalibreren, niet om blind te kopiëren. Check context (mix, service model, regulering, maturity).
3. Koppel benchmarks aan verbetering; benchmarking zonder verbetermechanisme is reporting. Koppel het aan een verbeter-backlog, value tracking en governance.
4. Bouw vaste cadences:
   • dagelijks/wekelijkse leading/execution ritmes
   • maandelijkse performance review op lagging metrics
   • kwartaal review van targets en benchmark-data

Veelgemaakte fouten zijn:

• Een te veel KPI’s; iedereen rapporteert, niemand stuurt
• Afwezigheid van teamwork; ‘jouw’ KPI en afstand nemen door anderen omdat het wel lastig is.
• KPI’s hebben vaak geen eigenaar ingebracht “van iedereen” is daarmee van niemand.
• Wanneer je alleen Lagging indicators gebruikt, stuur je te laat.
• Zonder eenduidige definities ontstaan discussies over cijfers i.p.v. performance. Het gaat daarbij vooral om wat je meet en hoe je meet en op welke wijze de cijfers te interpreteren.
• Wanneer je benchmarks zonder context gebruikt kunnen verkeerde conclusies worden gesteld en daaropvolgende verkeerde acties.

Key takeaways – Benchmarking

1. Benchmarking is geen ranking, maar een besturingsinstrument dat KPI’s betekenis geeft.
2. Gebruik altijd een set van lagging én leading indicators; anders stuur je te laat.
3. Benchmark het systeem: outcome, drivers en execution (discipline).
4. Start intern (definities + vergelijkbaarheid), voeg extern selectief toe.
5. KPI’s moeten leiden tot besluiten: ritme, ownership, actie en effectmeting.

Food4TheBrain (2026)

Operational Excellence, Building process clarity today for the value chain of tomorrow.

 

info@act2vision.nl | +31 (0) 686 698 026 | Amsterdam, Netherlands, EEA

• Blog series: Operational Excellence (3/5)
• Blog series: Supply Chain Digital Twins
• Blog series: Carbon Capture and Storage